Du Zugriffsrechte innerhalb des Portfolios lassen sich im Prinzip beliebig granuliert vergeben. Bevor man damit beginnt, Zugriffsrechte zu vergeben, die über den Auslieferungszustand von open|Schulportfolio hinausgehen, sollte man sich allerdings unbedingt mit dem Zugrunde liegenden Konzept vertraut machen, da man andernfalls leicht in chaotische Zustände abgleitet, die dann viel Arbeit nach sich ziehen können.

Die Einstellungen für die Zugriffsrechte können nur Portfolioadministratoren verändern, zu diesem Zweck dient ein Konfigurationseditor den man über Admin→Zugangsverwaltung erreicht.

Im Folgenden werden die Prinzipien an praktischen Beispielen erläutert.

Nach einer Neuinstallation stellt sich die Situation wie folgt dar - es sind 5 Zugriffsregeln vordefiniert.

Jeder Regeln beinhaltet 3 Informationen: Den Namensraum/die Portfolioseite auf den/die sich sie Regel bezieht, der Benutzer/die Benutzergruppe, für den/die die Regel gilt und die Rechte, die diesem Benutzerkreis für die angegebene Seite eingeräumt werden. Höhere Berechtigungen schließen niedrigere mit ein. Anlegen, Hochladen und Entfernen gilt nur für Namensräume, nicht für einzelne Seiten.

Ein Namensraum entspricht in der DokuWiki-Nomenklatur einem Verzeichnis beziehungsweise einem Unterverzeichnis, in welchem sich wiederum Seiten oder weitere Namensräume befinden.

Die Regeln oben bedeuten der Reihe nach folgendes:

• (1) Auf alle Seiten * haben die Mitglieder der Gruppe @ALL, also alle Benutzer, die zum Portfolio surfen, keine Rechte. Die hat zur Folge, dass alle Inhalte erst sichtbar werden, nachdem man sich angemeldet hat.