In vielen Fällen liegt an Schulen bereits eine Qualitätsdokumentation in Form von - häufig für die Kollegen schwer oder gar nicht zugänglichen¹⁾ - Office-Dokumenten vor. Wenn diese Dokumente in einer einigermaßen sinnhaft angelegten Verzeichnisstruktur angeordnet sind, ist es möglich, sie mit Hilfe des Importassistenten (doctree2filelist) ins Portfolio zu importieren, ohne dass man Namensräume und Portfolioseiten von Hand anlegen muss. Diese Funktionalität wurde für open|Schulportfolio programmiert, ist aber auch separat erhältlich.

Die Ausgangssituation ist ein Dateibaum, in dem die Dokumente hierarchisch abgelegt sind. Es ist unerheblich um welche Art von dateien es sich handlet: Sie können Word, Excel, Powerpoint oder Openoffice Dokumente, Bilder oder Filme in das Portfolio einbinden. Die Inhalte der Dateien werden nicht ins Wiki-Format konvertiert, nur die Dateien selbst werden in den Dateibestand des Portfolios aufgenommen und über die Weboberfäche für die Nutzer zum Lesen zugänglich gemacht.

Melden Sie sich als Portfolioadministrator an OSP an und navigieren Sie nach Admin→Importassistent für bestehende Dokumentensammlungen

Legen Sie nun zunächst das Importverzeichnis an. Das Importverzeichnis ist ein Unterverzeichnis von data/media, Standard ist data/media/incoming.
laden Sie nun Ihren gesamten Verzeichnisbaummit allen Dokumenten auf den Webserver in das Importverzeichnis, beispielsweise mit einem FTP Programm. Auch der Upload über den Mediemanager ist möglich, jedoch unpraktisch. Bestätigen Sie den Upload im Assistentenfenster.
Nun werden die Dateien ins Wiki importiert, standardmäßig in den Namensraum portfolio:dokumente. Die Dateien werden umbennant, so dass die Namen mit den Anforderungen des Wikis konform sind. Außerdem wird für jedes Verzeichnis im Portfolio eine Wiki-Seite angelegt, die eine Auflistung der in diesem Verzeichnis gespeicherten Dateien sowie aller Unterverzeichnisse beinhaltet.

Wenn alles gut gegangen ist, kann man nun zur Portfolioseite portfolio:dokumente:start navigieren und dort in den importierten Verzeichnisbaum einsteigen.

Die erzeugten Seiten können Sie nun wie gewöhnliche Portfolio-Seiten anpassen, beispielsweise um die automatisch erzeugten Beschreibungen und Überschriften aussagekräftiger zu machen, diese Änderungen bleiben erhalten, da Sie den Assistenten normalerweise kein zweites Mal ausführen werden.