Hier werden Möglichkeiten beschrieben, wie open|schulportfolio zur schulischen Qualitätsdokumentation eingesetzt werden kann. Um im weiteren Verständnisprobleme zue vermeiden, muss man beim Einsatz des Wiki-Systems zwei Arten der Informationshaltung unterscheiden.

In Wikiseiten sind Informationen als Text-Dateien auf dem Webserver abgelegt und werden von openSchulporfolio direkt angezeigt - so wie diese Seite hier, wenn Sie dieses Dokument auf openschulportfolio.de lesen.

• Wikiseiten können schnell geändert werden
• Wikiseiten können ohne weitere Hilfsmittel mit der Suchfunktion gefunden werden
• Die Änderungen auf Wikiseiten können verfolgt und rückgänging gemacht werden
• Wikiseiten können verschlagwortet werden
• Wikiseiten können einfach miteinander „verlinkt“ werden
• Die Anzeige erfolgt direkt im Browser des Anwenders, es sind keine weiteren Programme mehr nötig
• Die Formatierungsmöglichkeiten von Wikiseiten sind eingeschränkt

In externen Dokumenten sind die Informationen in anderen Dateiformaten gespeichert: PDF-Dokumente, Word- oder Excel-Dateien, OpenOffice-Dokumente aber auch zip-Archive, die selbst weitere Dateien enthalten, fallen in diese Kategorie.

Solche externen Dokumente werden nicht direkt in der Wikiseite dargestellt ¹⁾ sondern auf der Seite verlinkt. Beim Klick auf den Link wird die datei auf den Rechner des Betrachters heruntergeladen und dort - wenn ein geeignetes Programm vorhanden ist - geöffnet und angezeigt. So wie diese Datei hier. Möglicherweise klappt das öffnen der Datei nicht, es handelt sich un eine OpenOffice-Text-Datei. Versuchen Sie mal die PDF-Version. Man kann auch Dateilisten in Wikiseiten einbinden, die dann bei Änderungen automatisch aktualisiert werden:

Externe Dokumente werden also stets als Verknüpfung innerhalb von Wikiseiten eingebunden.

• Externe Dokumente werden von der Suchfunktion nicht erfasst ²⁾
• Änderung an externen Dokumenten sind aufwändig: das Dokument muss heruntergeladen, mit einem geeigneten Programm geändert und wieder in das Wikisystem hochgeladen werden
• Die Änderungsgeschichte von externen Dokumenten ist nicht nachvollziehbar, ältere Versionen können nicht einfach wiederhergestellt werden
• Der Betrachter muss über geeignete Programme verfügen, um die Inhalte ansehen zu können
• Externe Dokumente können umfangreich formatiert werden
• Häufig liegen große Teile der Qualitätsdokumentation bereits als „externes Dokument“ vor, zumeist als Office-Dokumentensammlung

Die Vorteile won Wikiseiten scheinen also weitaus zahlreicher als die von externen Dokumenten. Allerdings ist das schlagkräftigste Argument häufig der Umstand, dass bereits eine Sammlung von Informarionen als externe Dokumente vorliegt - diese auf einen Schlag in Wikiseiten umzuwandeln ist meist nicht sinnvoll.

So haben alle Möglichkeiten der Informationshaltung Ihre Vor- Und Nachteile, und Abhängig von der Ausgangssituation an einer Schule beim Beginn der Arbeit mit dem Wikisystem erscheinen unterschiedliche Szenarien zu Einstieg geeignet.